Vanessa Núnez
Business Partner en Peninsula
Nos acercamos al final del confinamiento y es inevitable preguntarse qué ha cambiado y que tendrá que cambiar en nuestro trabajo una vez nos incorporemos a la nueva normalidad. El mundo será diferente y ahora se trata de encontrar las fórmulas para que el cambio se haga en positivo, tanto fuera como dentro de las organizaciones.
El trabajo en remoto lleva tiempo siendo reivindicado como parte del futuro del trabajo. Los estudios muestran como la flexibilidad hace más felices a los trabajadores, e incluso más productivos. Por otro lado, para las empresas, el poder trabajar con equipos distribuidos era visto como una ventaja. La actual situación de confinamiento ha puesto a prueba todo esto, y no somos pocos los que pensamos que el Covid-19 nos ha proyectado a ese futuro del trabajo, sin avisar.
A medida que las organizaciones y los equipos inician la transición a trabajar cada vez más online, la necesidad de mejorar el diseño y la facilitación de reuniones y sesiones colaborativas se impone. Las reuniones virtuales desestructuradas y mal diseñadas pueden resultar en una pérdida de tiempo y en la frustración de los participantes.
El desafío
En Peninsula llevamos años ofreciendo workshops que ayudan a nuestros clientes a identificar oportunidades y a definir sus retos de innovación. Y hemos empezado a potenciar este tipo de sesiones en remoto, invitando a colaboradores externos, expertos y clientes con culturas y hábitos digitales diversos.
En estas sesiones prevalecen unos objetivos comunes:
- alinear los participantes alrededor de un propósito que les permita llegar a un consenso en cómo avanzar,
- mantener un alto nivel de atención o participación (engagement),
- establecer un entorno de confianza que promueva el surgimiento de opiniones personales y relevantes,
- crear un flujo de conversación que fomente la creatividad y la inclusión de perspectivas que sumen.
Otro objetivo adicional es asegurar que las ideas producidas sean algo más que la suma de las ideas de los integrantes, es decir, que puedan aparecer realmente nuevas maneras de abordar los retos y se identifiquen oportunidades hasta ahora poco visibles.
Hace unos días facilitamos uno de estos workshops para un consorcio del que formamos parte dedicado a la innovación educativa, liderado por la Universitat Pompeu Fabra, la editorial Penguin Random House Mondadori, Seidor y la consultora Lead to Change. La sesión había sido planeada antes del confinamiento para hacerla de manera presencial con 25 personas en el espacio del Canòdrom, y el proyecto requería de que pudiéramos avanzar durante este tiempo en la definición de retos y oportunidades comunes, de manera que no podíamos postponerlo.
La solución
Decidimos dividir la sesión diseñada originariamente en dos sesiones más cortas para trabajar con grupos más pequeños, así como simplificar al máximo las propuestas de actividades. Dedicamos más tiempo al trabajo de preparación, y nos aseguramos de que los participantes recibían los requerimientos técnicos, instrucciones básicas y pudieran probar el acceso a las plataformas antes del taller, así como aclarar cualquier duda que surgiera. Con tal de acompañar adecuadamente nos organizamos para poder contar con un co-facilitador, que se ocupaba de asistir a cualquier persona que se perdía o encontraba un impedimento, sin que el ritmo del taller se resintiera.
Fuimos especialmente cuidadosos con la claridad de las instrucciones y con el respeto de los tiempos, así como con nuestra introducción a la sesión para la adecuada gestión de las expectativas. También nos pareció importante respetar momentos de pausa y reflexión, y aunque acortamos el momento de las presentaciones y ice-breaker, intentamos que los participantes pudieran conectar de manera personal los unos con los otros.
“La experiencia del taller Edvidence es altamente positiva. Es muy complicado mover a tanta gente de un modo virtual y que salga algo significativo. La preparación y dirección del taller fue muy buena y esto ayudó. Felicitar a Vanessa y a Eva. La plataforma es práctica y bastante intuitiva. Al final los mapas de brainstorming sirven para lo que sirven: dar pistas más que pontificar conclusiones. Creo que el taller cumplió ampliamente con mis expectativas, espero que las aportaciones fueran de utilidad para el equipo. Gracias”
Xavier Marcet – President Lead To Change
Los resultados
- Accesibilidad
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de recursos
- Agilidad y digitalización de resultados
- Eficacia
La que hasta ahora era una alternativa posible, las sesiones colaborativas de innovación en remoto, se ha convertido en cuestión de días en una solución real que nos aporta resultados y beneficios que no eran tan evidentes en el formato presencial. En este sentido, hemos ganado accesibilidad, la digitalización de las herramientas visuales y de los resultados, el ahorro de tiempo y recursos y la agilidad y eficacia de la dinámica colaborativa. Por todo ello, somos optimistas y estamos contentos de ayudar a las organizaciones a dar este salto a propulsión al futuro del trabajo.
